Open source i den offentlige sektor

Historien

Historien om Open Source i den offentlige sektor har været diskuteret i mere end 20 år, men idag findes nogle meget modne løsninger på markedet.

Denne artikel er mine refleksioner over 2 årtiers arbejde med sags og dokumenthåndteringsløsninger.

I 1990 startede John Newton Documentum, som han designede og styrede udviklingen af. På det tidspunkt var Documentum markedsførende i content management. I 2005, startede John Alfresco Software i England, for at bringe open source udvikling og innovation til enterprise content management markedet.

I de Skandinaviske lande dominerede de kommercielle sags og dokumenthåndteringsløsninger i årtier.

I Norge var Knut-Erik Gudim den øverste produktansvarlige for Public 360 og han har igennem 30 år haft stor indflydelse på sags og dokumenthåndteringsløsninger og Noark standarden.

I Danmark var Scanjour Captia i mange år det førende sags og dokumenthåndteringssystem i den offentlige sector, med det produkt der idag hedder WordZone. Finn Madsen som grundlagde Scanjour formåede igennem 25 år, at skabe en virksomhed, hvor medarbejderne blev i mange år og delte Deres viden om forretningsområdet.

Standarder

De fælles offentlige standarder for sags og dokumenthåndtering i Danmark kaldet FESD, startede i 2003 og fortsatte siden 2009 under OIO standarder. Du kan læse mere om standard arkitekturen og i relation til kommuner kan du finde mere detaljeret information..

I 2003 da FESD standarderne blev diskuteret, var der nogle arkitekter, som foreslog at bruge en standard open source platform og bede alle sags og dokumenthånterings leverandører udvikle moduler til platformen, det mente de ville være at foretrække frem for mange integrationsstandarder. Leverandørerne har ofte investeret 20-100 mandeår i Deres standard produkter, mens nyere dokumenthåndterings produkter baseret på standard systemer som SharePoint har lavere udviklingsomkostninger. Denne investering betyder af de eksisterende leverandører ikke er interesseret i at udvikle moduler til en fælles open source løsning, medmindre de ser de mister marked til andre virksomheder.

Små Open source og store kommercielle leverandører

Open source leverandører som Magenta ApS har implementeret løsninger og integrationer baseret på standarderne. Men Alfresco's partnere i Danmark inklurer idag også store virksomheder som Tieto.

I Danmark har vi haft for mange fejlslagne IT projekter, hvilket er dokumenteret i flere rapporter, som viser store budget overskridelser og sommetider projekter der aldrig bliver leveret.

I min erfaring skyldes budget overskridelser typisk at vi forsøger at designe hele løsningen fra start, istedet for at implementere en delt arkitektur og så færdiggøre mindre moduler en af gangen. Hvis du basere din løsning på Open Source produkter, bliver du ikke afhængig af en enkelt leverandør og Deres evne til at levere.

For at være retfærdig, så er det ikke kun leverandørerne der fejler, der findes projekter med manglende ejerskab i de offentlige myndigheder. Projektledere, testere og folk med forretningsviden, skal være til rådighed for udviklerne igennem hele implementeringen, for at sikre slut produktet er som forventet.

De samme 10 virksomheder

Projekter i den offentlige sektor kræveer typisk en udbudsrunde, hvor virksommeder der er interesserede tit skal have en omsætning på 10-100 millioner, hvilket så betyder at det er de samme 10 virksomheder hver gang. Hvis midre virksomheder med specialiseret viden om forretningsområdet, ønsker at deltage, så kan det kun være som underleverandør for større virksomheder.

I Danmark findes sitet Udbudsportalen der gemmer oplysninger om tidligere og aktuelle udbud og i Grønland findes sitet Business Greenland med samme information. Den offentlige sektor i Grønland har mange af de samme behov som i Danmark, fordi loven ligner hinanden. Derfor har den offentlige sektor i Grønland, benyttet mange Danske sags og dokumenthåndteringssystemer som f.eks. Scanjour Captia, cBrains F2 og Tieto's Public 360.

En delt Open Source platform til den offentlige sektor i Grønland

Måske i en selvstyrende region med en lille befolking, som arbejder hen mod selvstændighed, vil det give mening at bruge en delt Open Source platform og bede leverandørerne udvikle moduler til forretningsautomatisering, sags håndtering og mere. Med et delt kerne system der er Open Source, kan modul leverandørerne være mange mindre og lokale virksomheder fra Grønland, som kan give den offentlige sektor mere værdi for pengene.

I mere end 20 år har jeg arbejdet i forskellige udviklingsafdelinger med sags og doumenthåndteringsløsninger som DocuLive, Documentum, Public 360, Captia og jeg har også udviklet mit eget system til kursus og uddannelsesstyring for højere læreranstalter, på bare 2 mandeår. Som produktansvarlig for Software Innovation i Danmark var jeg nød til at læse lovgivningen for offentlige myndigheder: Forvaltningsloven, Offentlighedsloven, Databeskyttelsesloven og Arkivloven. Databeskyttelsesloven og andre love i Grønland minder om Danske love og de to lande deler også stadig nogle offentlige registre.

De eneste Open Source projekter som jeg har deltaget i, da jeg arbejdede for kommercielle leverandører var OpenOffice integration, som mange kommuner startede med at bruge for 8 år siden, for at spare penge. Der har på det seneste været nogle udfordringer med sikkerhedsopdateringer til den gratis Apache OpenOffice, fordi de fleste udviklere har skiftet fokus til den nye LibreOffice.

Open Source komponenter i sags og dokumenthåndtering

Illustrationen nedenfor viser de software komponenter der indgår i Alfresco dokument og samarbejdsløsningen, som beskrevet i version 5 dokumentation.

Alfresco platformen bruger Open Source komponenter fra Apache som TomCat web applikationsserveren og Solr enterprise søge løsningen. Apache Foundation er kendt for et stort antal meget professionelle open source projekter, som ofte er skrevet i Java.

Afsluttende tanker

Der er bestemt mange fordele i at bruge en delt open source platform og give mange mindre virksomheder adgang til at bygge moduler til den offentlige sektor. Specielt i regioner og lande som Grønland, hvor en lille befolkning skal dele udgifterne til en offentlig sektor, som kan være op til 2 gange dyrere per indbygger.

Når du ser på den komplekse standard arkitektur til integration af kommercielle produkter, for at undgå at blive afhængig af en enkelt leverandør og for at kunne automatisere forretningsprocesser, så ser afhængigheden til en delt open source platform ud til at være det mindste onde.

Alfresco med dets sagshåndteringsmodul er et godt eksempel på en professionel Open Source platform, men lokale Danske initiativer med delt kildekode som SBSYS, vinder også frem i kommunerne.

Du kan finde mange mindre virksomheder som Magenta, Aety, Strator og Abuco, der har folk med både 10 og 20 års erfaring med Open Source, enterprise søgning eller sags og dokumenthåndteringsløsninger. Når du beder en stor virksomhed om et stort projekt, betyder det normalt at de ikke har nok erfarne folk internt og derfor er nød til at ansætte mange konsulenter, som ofte fører til budget overskridelser i offentlige IT projekter.

da_DKDansk